北洋人
走出年終總結的誤區(qū)
發(fā)布者:北洋報   發(fā)布時間:2006-12-26

風風雨雨又是一年,歲末將至,最讓我們“頭疼”的事來了——寫年終總結。自通知下達之日便開始抓耳撓腮,真不知應該如何下筆。

總結年年寫,年年都相同。

重復,是年終總結之痛。

而連年重復錯誤的模式,是痛中之痛。

不知不覺地,我們陷入了年終總結的誤區(qū)……

但如果我們豁然開朗走出誤區(qū)呢?

年終總結,沒準兒也能成為自己的又一份新年禮物!

 

誤區(qū)一:“總結一定要低調(diào)”

我們從小接受的教育是:做人一定要謙虛,于是“低調(diào)”的總結中總貫穿著“在領導的英明決策下”,“領導的關懷和同事的幫助”類的套話、官話,難免讓人覺得言之無物。

還有的把自己的失誤總結得過于細致,但這種“放大缺點”的做法,可能會讓領導懷疑你的能力。而流于形式的“自我檢視”,就給年終總結蒙上了更多的壓抑和灰色。

我們不妨重新審視一下現(xiàn)實。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,領導們越來越放權,客觀地說即便直線領導也并不能充分了解每一名下屬的工作情況。故,下屬不要幻想自己的所作所為“領導都會看在眼里、記在心上”,他沒有那么多時間,也沒有那么細膩的心思。我們需要通過總結來溝通、來展現(xiàn)自己的業(yè)績,往往會贏得更多的理解和支持!總結,是一個加強上下溝通、加深了解的過程。

一份智慧與自信的總結,不僅會讓上司對你刮目相看,還會對你的部門加深印象。因此,適度“當仁不讓”表現(xiàn)自己的“作為”,越來越具有現(xiàn)實意義。

誤區(qū)二:“總結就是要格式化”

總結也是一個人思維模式的體現(xiàn),有人習慣用數(shù)字說話,客觀、量化地反映工作情況;有人則隨興而發(fā),聽起來讓人熱血沸騰,但似乎沒什么真正的內(nèi)容。

年終總結既不能只羅列一堆數(shù)據(jù),也不能寫成洋洋灑灑的長篇,而應該是一個系統(tǒng)性的報告,既有表格、圖表輔助,又有清晰的文字概括。匯報形式可充分利用多媒體,給領導和同仁做一個更為直觀和生動的演示。

總之,一個好總結是需要能“跳出來”的。當然,前提是摸清并符合上司的要求。

誤區(qū)三:“報喜不報憂是上策”

大部分人都希望談及得意的事,而對于錯誤、失誤會不自覺地避重就輕,只談些無傷大雅的小失誤,甚至明貶暗褒“好缺點”。

有人擔心談多了缺點,會讓領導看低自己,但若由領導發(fā)現(xiàn)失誤,結果又會如何?領導有權且知道真實的情況,包括失誤的原因。

面對失誤,我們更應重視分析原因和改進的對策。失誤的原因可能不只一個,如部門間配合不利,下屬執(zhí)行偏差等,但最重要的是總結該如何避免這種失誤再次發(fā)生,提出改進的方向和方法。

誤區(qū)四:“總結就要面面俱到”

年終總結對于部門經(jīng)理來說,不僅是要總結自己,而且還要總結部門,盡可能全面地反映出一年的工作情況。但是,這里所說的全面絕對不是事無巨細,更不是月總結或周總結的堆砌,一定要抓住工作重點和幾個突出的亮點,不能讓領導覺得“事情做了不少,但都印象不深”。總結,要張弛有度,層次分明。

誤區(qū)五:“總結難免臨陣磨槍”

年底的業(yè)務通常最忙??赡杲K總結還要“湊熱鬧”,怎能不臨陣磨槍、不草草了事?

其實非也。

許多部門每周、甚至每日都會開例會,例會上的總結恰是年終總結可參考的素材。因此,一份好總結不是臨陣磨槍、拍拍腦袋而成的,它需要日常積累和階段性的總結。只有把平時的總結做好了,才能“多快好省”地寫出一份到位的年終總結。

同時,總結和工作是一個互相促進的過程。尤其作為管理者,如果注意總結積累,日常就能不斷改善部門工作狀況,年終總結中能有更豐富的內(nèi)容,并且在不斷改善中,領導會注意到你的管理方式、思路和能力,會對你有更為準確的評價。

誤區(qū)六:“總結要向全體匯報”

許多單位采取全體匯報形式,其實并非全適合,年終總結可分為“匯報總結”和“書面總結”:集體匯報時,只總結工作要點,如一年來已完成哪些,或超額完成了多少,還未完成哪些,失誤的原因,來年的計劃等。而有些問題只適合向上司匯報,不妨采用書面匯報,否則在年終總結會上,難免聽到“形勢一片大好”,而少了些深刻的反思。

當然,各公司文化不同,總結的形式也會有異??傊杲K總結無論形式如何,關鍵是要看總結后的效果。